Základním dokumentem pro zřízení datové schránky je podání žádosti, která je volně dostupná na internetu i na každé poště. K dispozici je několik způsobů, jak žádost předat a tím si nechat datovou schránku zřídit. Můžete buď osobně předáním žádosti na podatelnu ministerstva vnitra, nebo poštou odeslat žádost s úředně ověřeným podpisem na adresu ministerstva.
Zřízení a používání datové schránky
Další variantou je poslání vyplněné žádosti elektronickou formou, která však musí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem na emailovou adresu ministerstva vnitra a poslední možností je podání na kontaktním místě CzechPoint.
Do žádosti jsou vyplňovány v případě fyzické osoby všechny identifikační údaje jako jméno, datum a místo narození, státní občanství a podpis.
U podnikajících osob jde o stejné náležitosti plus IČ a místo popřípadě sídlo. U právnických osob žádají o přidělení datové schránky pouze ti, kdo nejsou zapsáni v obchodním rejstříku, jelikož ostatní mají datovou schránku zřízenou automaticky ze zákona. Jedná se o standardní identifikaci firmy název, IČ nebo registrační číslo, adresa sídla, jména a adresy osob, které jsou oprávněny jednat za právnickou osobu a úředně ověřený podpis.
Následně již nic nebrání spuštění datové schránky. Schránka se aktivuje při prvním přihlášení, avšak nejpozději 15 dní po obdržení přihlašovacích údajů proběhne aktivace automaticky. U právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku se aktivuje datová schránka 1.11.2009.
Přístup do datové schránky má pouze ta osoba, pro kterou byla příslušná datová schránka zřízena a spuštěna. Maximálně může tato osoba pověřit osobu jinou, která se bude o datovou schránku starat, avšak je nutné přesně vymezit úkony, které může dotyčná osoba v zastoupení konat.
Zřízení datové schránky je zdarma, avšak k jejímu obsluhování a posílání dokumentů je nutný certifikovaný elektronický podpis, který stojí 150 Kč.
Povinná změna hesla
U každé datové schránky je povinnost měnit každých 90 dní heslo. Na změnu hesla má majitel datové schránky maximálně 5 pokusů. Poté dojde k zablokování přístupu a odblokovat lze schránka pouze na kontaktním místě CzechPointu.
Služby spojené s datovými schránkami:
Upozornění na datovou zprávu
Jak jsme se již zmínili v úvodním textu o datových schránkách, má každý majitel datové schránky možnost nechat si zasílat upozornění o doručení datové zprávy. Toto upozornění může mít formu SMS, emailu či oznámení podobné oznámení listovní zásilky. V následujících řádcích si osvětlíme, jak funguje SMS oznámení zásilky.
SMS oznámení bude asi nejsnazší možností pro řadu podnikatelů, jak se nechat informovat o přijetí nové datové zprávy, jelikož přesně v okamžiku doručení zprávy do datové schránky bude její majitel informován na svůj mobilní telefon, že mu byla zpráva doručena. Zároveň může být součástí zprávy i typ příchozí zprávy určené do vlastních rukou.
Tato varianta upozornění bude vhodná pro ty majitele datových schránek, kteří nemají stálý přístup na internet, kde by si mohli kontrolovat například email či datovou schránku vůbec, či prostě jen budou chtít být okamžitě informování o nových datových zprávách.
Aktivování služby SMS upozornění je standardně prováděno v administraci vlastní datové schránky.
V nastavení se tato doplňková a zpoplatněná služba jednoduše spustí. Důležité je zadat telefonní číslo, popřípadě čísla, na která bude dané upozornění o doručení zasíláno. V tomto směru není počet telefonních čísel omezen, ale předpokládá se, že bude v praxi využíváno pouze jedno jediné. Na zadané číslo je následně odeslána informační SMS o aktivaci celé služby. Již tato SMS je zpoplatněná. Jedná se o částku 3 Kč za jednu SMS. Každá nově doručená datová zpráva do datové schránky následně vyvolá zaslání jedné SMS na mobilní telefon v ceně 3 Kč. Avšak v porovnání s čekáním na poště na oznámenou zásilku je i tato zpoplatněná služba relativně výhodná.
Jak již však bylo dříve zmíněno ani tato služba není povinná a můžete si jednoduše nechat zasílat upozornění o doručení datové zprávy na email – zdarma. A nebo nejlepší a nejsnazší variantou je pravidelně datovou schránku kontrolovat, třeba jako email či klasickou poštu, a prakticky žádné upozornění není potřeba. Záleží vždy na každém, jakou formu upozornění či vlastní iniciativy v příjímání datových zpráv použije.
Ukládání zpráv
V prvním díle o datových schránkách jsme se zmínili, že po 90 dnech od doručení zprávy je příloha datové zprávy smazána a zbývá pouze obálka pro kontrolu, že zpráva byla doručena. Takže se musí každý majitel datové schránky o své datové zprávy náležitě starat. Tisknout veškeré dokumenty, které jsou do datové schránky doručeny není rozhodně ekonomické, jelikož musí dojít ke konverzi, za kterou si příslušné instituce účtují další a další poplatky.
Proto přichází provozovatel datových schránek se službou Datový trezor
Jde o vytvoření prostoru pro datové zprávy, kam si je může majitel datové schránky ukládat datové zprávy a následně s nimi pracovat i po jejich smazání po 90 dnech v datové schránce. Do tohoto trezoru jsou zprávy z datové schránky přesouvány automaticky, takže není potřeba se tím nikterak dále zabývat. Všechny zprávy starší 90 dnů tak jsou místo smazání přesunuty do datového trezoru, kde s nimi může majitel dále pracovat, filtrovat je, prohlížet a třeba i nechat vytisknout, pokud je potřeba. Provozovatel datových schránek navíc garantuje bezpečnost tohoto úložiště zpráv. Služba datový trezor je poskytována ve třech variantách, které jsou odvislé od počtu možných uložených datových zpráv.
Jedná se o 100, 500 a 5 000 možných uložených datových zpráv s cenami 1 200 Kč, 5 400 Kč a 48 000 Kč ročně za zřízení a provoz této služby. K těmto cenám navíc bude účtováno DPH.
